Der Rat ist das Hauptorgan der Gemeinde und wird alle fünf Jahre von den wahlberechtigten Bürgerinnen und Bürgern gewählt. Die Wahlberechtigten haben drei Stimmen; es handelt sich um eine mit der Personenwahl verbundene Verhältniswahl nach Listen. 20 Mitglieder und der hauptamtliche Bürgermeister kraft Amtes bilden den Rat der Gemeinde Cappeln, so dass er aus 21 stimmberechtigten Mitgliedern besteht. Neben dem Bürgermeister gehören elf der CDU-Fraktion an, zwei der SPD-Fraktion und sechs der UWG-Fraktion und zwei gehören zum Gelb-Grünen-Bündnis. Außerdem sitzt ein Ratsherr für die SPD im Rat.
Die Ratsmitglieder sind unabhängig. Sie erhalten für ehrenamtliche Tätigkeit eine Aufwandsentschädigung.
Der Ratsvorsitzende hat die Aufgabe, die Sitzungen des Rates zu leiten und für deren ordnungsgemäßen Ablauf zu sorgen.
Der vom Volk gewählte Bürgermeister ist "einfaches" Ratsmitglied mit allen Rechten und Pflichten. Er kann aber nicht zum Ratsvorsitzenden gewählt werden.
Die Sitzungen des Rates sind grundsätzlich öffentlich und finden in der Regel im Ratssaal statt. Bei Bedarf können Tagesordnungspunkte, die vertrauliche Informationen beinhalten, in einem nicht öffentlichen Sitzungsteil beraten werden.
Jede Ratssitzung in Cappeln beinhaltet den Tagesordnungspunkt der Einwohnerfragestunde. Dort können Bürgerinnen und Bürger die Ratsmitglieder zu allen Punkten der Tagesordnung befragen. Die Ratssitzungen leitet der Ratsvorsitzende. Die wesentlichen Aufgaben des Rates sind die Entwicklungs- und Bauleitplanung, der Beschluss des Haushalts- und Stellenplans, der Beschluss von Satzungen, insbesondere über Steuern und Abgaben der Einwohner.
Der Rat bildet zur Vorbereitung seiner Beschlüsse aus seiner Mitte Fachausschüsse, an deren Arbeit auch andere Personen beteiligt werden können. Besetzt sind die Ausschüsse entsprechend der Fraktionsstärke der im Rat vertretenen Parteien. Dem (gesetzlich vorgeschriebenen) Schulausschuss gehören darüber hinaus je ein Lehrervertreter, ein Elternvertreter und ein Schülervertreter an. Diese vom Rat berufenen Personen nehmen an den Beratungen und Beschlussfassungen in allen Schulangelegenheiten teil. Des Weiteren gibt es in Cappeln den Planungs-, Umwelt- und Wegeausschuss und den Ausschuss für Familie, Jugend und Sport.
Die Beschlüsse des Rates muss die Gemeindeverwaltung umsetzen. Sie entscheidet zwar in vielen alltäglichen Angelegenheiten selbstständig, richtet ihre Arbeit aber immer an den Grundsätzen aus, die der Rat beschlossen hat. Zudem berät sie die Politik fachlich und begleitet so deren Entscheidungsprozesse.
Zweites wichtiges Organ der Gemeinde ist der Verwaltungsausschuss (VA). Der Verwaltungsausschuss besteht aus dem Bürgermeister als stimmberechtigtem Vorsitzenden und aus den Beigeordneten.
Im Verwaltungsausschuss der Gemeinde Cappeln sind derzeit neben dem Bürgermeister
4 Mitglieder der CDU-Fraktion
2 Mitglieder der UWG-Fraktion
1 Mitglied des Gelb-Grünen-Bündnisses als beratendes Mitglied
vertreten.
Der Verwaltungsausschuss kann um beratende Mitglieder aus Fraktionen oder Gruppen, die aufgrund der Sitzverteilung im Rat keinen Beigeordneten entsenden können, erweitert werden.
Der Verwaltungsausschuss bereitet die Ratsbeschlüsse vor; dabei werden die Beschlussempfehlungen koordiniert. Der Verwaltungsausschuss ist zuständig für die Aufgaben, die weder dem Rat noch dem Hauptverwaltungsbeamten obliegen. Der Verwaltungsausschuss tagt grundsätzlich nichtöffentlich.
Der Bürgermeister ist das dritte Organ der Gemeinde. Er wird direkt gewählt. Ihm obliegt die Außenvertretung der Gemeinde in Rechts- und Verwaltungsgeschäften, die Leitung der Verwaltung sowie die repräsentative Vertretung.
In Cappeln wurde bei der Bürgermeisterwahl am 22. September 2013 Marcus Brinkmann in dieses Amt gewählt und bei der Kommunalwahl am 12.09.2021 im Amt bestätigt.
Bei seinen repräsentativen Aufgaben stehen ihm der stellvertretende Bürgermeister Torsten Reichenbach (CDU), die stellvertretende Bürgermeisterin Ursula Niemeyer (CDU) sowie der stellvertretende Bürgermeister Christian Schumacher (UWG) zur Seite.
